ファシリテーションチェックリストを使って会議効率をアップ!

ファシリテーション、ファシリテーターとは?

ファシリテーションの言葉の意味は「人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること」とあります。ビジネスの場だけでなく、教育現場や地域、ワークショップや学びの場など、集団による問題解決やアイデアを創造するといったような場面での活動を支援し運営していくこともファシリテーションといえます。
また、この支援し運営していく役割を担う人物をのことをファシリテーターといい、会議やミーティングの進行役にあたります。

ファシリテーターは、進行役にあたると言いましたが、単に会議を進行していくだけではなく、「会議の予定を立て、段取りをしていくという外面的なプロセス」と「集団の一人一人の考えや気持ちを汲み取り、さらに整理していく内面的なプロセス」という、2つの工程に関わる役割があります。これにより会議はスムーズに進み、参加者一人一人の満足感も得られることが期待できます。
内容を整理しながら効率的に会議を進めていくためにも、ファシリテーターの存在は不可欠です。

会議やミーティングにおいて重要な役割を担うファシリテーターですが、高度なファシリテーションスキルを発揮するには、多くの経験や学習が必要です。
そこでファシリテーター初心者の方でも、ファシリテーションスキルを発揮できるようファシリテーションチェックリストを作成し活用されることをお勧めします。

ファシリテーションチェックリストを活用する

ファシリテーター初心者の方や、ファシリテーションスキルを上げたいという方向けに、会議を運営するためのファシリテーションを確認できるよう、次のようなチェックリストを紹介します。
これを「やった」「やらない」か「できた」「できなかった」かを簡単にチェックしていくと、会議を効率的に進めていくためのポイントが見えてくるのではないでしょうか。

ファシリテーションチェックリスト(会議でのファシリテーター向け)

●会議の準備段階

  • 会議の目的・ゴールは明確か
  • 会議のアジェンダは明確か
  • アジェンダは参加者に事前に知らされているか
  • 必要な資料や機材は準備できているか
  • 参加者の人数を確認したか

●会議中

  • 参加者全員が目的・ゴールを理解しているか
  • アジェンダが目的やゴールからそれていないか
  • 参加者全員がアジェンダを確認しているか
  • 議論がそれていないか
  • 時間配分ができているか
  • 参加者一人一人の様子(参加の度合い・感情の動きなど)を捉えているか

●会議が終わって

  • ホワイトボードを活用できていたか
  • 時間内に終わることが出来たか
  • 議論すべき内容は全て議論されたか
  • それぞれの論点についての結論は出たか
  • 決定事項が参加者全員に理解され、同意を得られたか
  • 決定事項を実施するための(5W1H)が明確になっているか

◎ファシリテーションチェックリスト活用のポイント

ファシリテーターは会議の場だけでなく、その前後の段取りにも関わっていくことになります。
先ほど紹介したファシリテーションチェックリストを活用し、会議の前から終わったあとのプロセスでファシリテーターが何を確認すべきか一覧できるとイメージもしやすいです。

会議の準備段階で

会議の目的・ゴールは明確になっていますか。
会議への参加者全員に目的やゴールを共有し確認しておいてもらうことが理想的です。

会議のアジェンダは明確になっていますか。また、事前にアジェンダを参加者へ配布し、理解してもらいましょう。
アジェンダには会議の目的や論点、そして時間配分について記載されています。
会議参加者がアジェンダを前もって知っていることで、会議はスムーズに進行し、論点がそれることも防ぐことができ、時間を有効に使って会議が執り行われることでしょう。
会議の直前に、もう一度アジェンダを確認しておくこともポイントです。

必要な資料や機材は準備できていますか。
円滑なファシリテーションを行うために、ホワイトボードや壁にはる模造紙、付箋やマーカーなどを駆使して、議論の内容を描いていける準備をしましょう。
また、議論に入る前に参加者全員が共有するルールのようなもの「積極的・主体的に参加しよう」「お互いを尊重し、発言に耳を傾けよう」「会議内容は外に持ち出さない」「時間を守ろう」といった内容を掲げておくと、参加者全員で意識しやすいです。

会議中において

時間どおりに始められましたか。会議というものは、多くの人の時間を拘束するものであり、時間が守られないなどのロスが生じると、会議への不満や、意識の低下に繋がるのだと認識することが大事です。

会議中でも参加者全員がアジェンダを確認できるようになっていますか。
事前のメール連絡でアジェンダを配布し、内容を共有できていたとしても、会議中にいつでも確認できるようにしておくことが大事です。参加者がアジェンダを意識することで、議論がずれたり、時間が超過してしまうような場面におちいっても、ファシリテーターがコントロールしやすくなるという利点があります。

参加者一人一人は議論に参加できていますか。同じ人ばかりが発言したり意見を通したりすることはありませんか。全く発言できていない人や、発言に不安がある人へのフォローも大事です。反対意見も含め、気軽に発言できる環境を作っていけることも、ファシリテーターには必要なスキルです。

結論は出ましたか。また決定事項に対しての5W1H、つまり、誰が何をいつまでにどのようにするのかというアクションプランが明確になっているでしょうか。これがきちんと一人一人に落とし込まれていないと、せっかく決定したことも実行されず、問題は解決されないまま終わってしまいます。会議の最後であらためて参加者全員で確認し、統一しておくことが重要です。

会議が終わって

会議は時間どおりに終わることができたでしょうか。会議が時間内に終わらないことが当たり前になってくると、効率の悪いダラダラした会議になってしまいます。こうなると会議以前から参加意識も下がってしまい、有意義な会議を行うことが困難になってしまいます。

ファシリテーションを効果的に行えたでしょうか。また、様々な発言は整理し、きちんと収束されましたか。
参加者全員の意見が全て通ることは不可能だとしても、納得のいく結論にもっていくことが大事です。
また、責任の所在を明確にしておくことも大事です。

会議のあと、議事録と決定事項を社内メールで配布し、社員全員が共有できるようにしましょう。
メールには決定事項についてのやるべき事・担当者・期限などが記載されているので、もし認識に違いがあれば指摘することも可能です。

ファシリテーションチェックリストまとめ

これまでに紹介したファシリテーションチェックリストの内容は、基本的なものです。
会議の内容やファシリテーターご自身のスキルに応じて、リストの内容を調整していただき、会議を効果的に進めていけるようなファシリテーションチェックリストを作り上げていただければと思います。

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